Delegowanie zadań – jak sobie z tym poradzić?

Delegowanie zadań wymaga poświęcenia czasu drugiej osobie.

Delegowanie zadań wymaga poświęcenia czasu drugiej osobie.

Najczęstszym problemem w delegowaniu zadań jest to, że żyjemy w przekonaniu, iż nikt nie jest w stanie wykonać tak dobrze naszej pracy jak my sami. Bardzo możliwe, że tak faktycznie jest. Jeśli jednak będziemy trwali w tym przekonaniu, to staniemy w miejscu. Nie będziemy w stanie bowiem robić więcej, gdyż zabraknie nam zwyczajnie czasu. W związku z tym nie będziemy mogli się rozwijać.

 

Kto ma największe problemy z delegowaniem zadań?

Największy problem z delegowaniem zadań mają perfekcjoniści. To oni bowiem najczęściej uważają, że nie ma nikogo innego na kuli ziemskiej, kto wykonałby ich pracę tak idealnie jak oni. Takie przekonanie powoduje niemożność znalezienia kogokolwiek, kto mógłby nam pomóc i odciążyć w pracy. Problem zatem zaczyna się w naszych głowach.

 

Zacznij od głowy

Pozbyć się przekonania, że nikt nie wykona naszej roboty WYSTARCZAJĄCO dobrze – to podstawa. No właśnie, aby ułatwić sobie nieco znalezienie kogoś, kto odciąży nas w obowiązkach, rozpocznijmy od przekonania samego siebie, że praca ma być wykonana WYSTARCZAJĄCO dobrze. Co to oznacza? Że wykonanie jej na jakimś poziomie, poniżej perfekcyjnego będzie wystarczające do: funkcjonowania firmy, zadowolenia klienta itp. Oczekiwanie idealnego rezultatu  od samego początku będzie prowadziło do frustracji.

Co to znaczy wystarczająco choć nie idealnie? Wyobraźmy sobie sytuację, w której oddajesz pracownikowi obowiązek wykonania wykresów do cyklicznego sprawozdania dla zarządu. Używasz odpowiedniej czcionki, kolorów, słupki w wykresach są zawsze takiej samej szerokości. Wszystko idealnie według szablonu. To jest Twoje idealnie. Być może jednak zarząd oceni informacje jako wystarczające, gdy wykresy pojawią się w jaskrawych kolorach, a nie ulubionych przez ciebie pastelach, czcionka opisująca wykres będzie większa niż zwykle. A niektóre słupki będą nieco szersze niż zazwyczaj? Rozumiesz już w czym rzecz?

Tutaj przeczytasz, czego absolutnie nie można Ci robić będąc szefem.

 

Najpierw naucz, potem wymagaj

Najczęściej jest tak, że poszukiwania kogoś odpowiedniego do oddelegowania zadań w pracy zaczynamy wówczas, gdy już kompletnie się nie wyrabiamy. Pali nam się pod nogami, a w takiej kryzysowej sytuacji zbawieniem wydaje nam się dodatkowa para rąk do pracy. Gdy takowa się pojawia to chętnie oddajemy co się tylko da pełni nadziei, że od teraz będziemy pracować „na spokojnie”. Nic bardziej mylnego. Delegowanie wymaga czasu na naukę. Jeśli chcesz, by osoba, która ma Ci pomóc sprzątała pokoje hotelowe, to musisz poświęcić swój czas na to, by pokazać co dla Ciebie oznacza „porządek i czystość”, a co „bałagan i syf”. Niby sprzątniecie wydaje się być takie oczywiste i łatwe do wykonania. Każdy z nas jednak ma inne wyobrażenie o porządku i czystości. Ktoś stwierdzi, że poduszki rozrzucone artystycznie na kanapie wyglądają lepiej niż równiutko ułożone jedna obok drugiej lub odwrotnie. Przedstaw zatem dokładnie swoje wymagania.

O tym jak być dobrym szefem przeczytasz tutaj.

 

Cierpliwość – tego będzie Ci potrzeba, gdy chcesz delegować zadania

Co dalej? Daj przestrzeń i sprawdzaj. Upewnij się, że osoba, której przekazujesz obowiązki zrozumiała czego dokładnie od niej oczekujesz. Pozwól wykonać i sprawdź, czy jest to zrealizowane tak, jak się umawialiście. Pytaj dlaczego zrobiła to właśnie w ten sposób. Dawaj wskazówki i pozwól poprawić. Nigdy samemu nie poprawiaj niczego po osobie, której delegujesz. Tym sposobem nie nauczysz robić rzeczy poprawnie, a przyzwyczaisz, że jak coś nie jest zrobione dobrze, to Ty się tym zajmiesz. To nie odciąży Ciebie i Twojego kalendarza. Pamiętaj – poprawia ten, kto popełnił błąd.

O tym jak radzić sobie w sytuacjach, w których ktoś nawalił pisałam tutaj.

Z upływem czasu, gdy będziesz widział, że osoba radzi sobie coraz lepiej – sprawdzaj coraz rzadziej. W końcu po to delegujesz, żeby mieć więcej czasu na inne, ważniejsze sprawy.

 

Dobre słowo nie jest złe

Chwal drobnymi słowami za każdym razem, gdy osoba, którą dopiero wdrażasz wykona zadanie dobrze. Mów: „świetnie sobie poradziłaś”, „zrobiłaś to bardzo szybko”, „te wykresy są czytelne”. Motywuj i dawaj sygnały, że to jak wykonuje zadania jest dobre. Jeśli nie jesteś zadowolony, nie gań od razu. Zapytaj „dlaczego zrobiłeś to w ten sposób?”. Daj dojść samodzielnie do tego, że nie było to najlepsze rozwiązanie. Tłumacz dlaczego określone czynności mają być zrobione w dany sposób. Poinformuj np., że wykresy mają być w kolorach granatowo-czerwonych, gdyż to jest zgodne z tożsamością wizualną Waszej marki. Uczul na składanie ręczników w salonie kosmetycznym w określony sposób, gdyż umożliwia to wygodne poukładanie ich w szafce. Im Twój pracownik więcej rozumie, tym będzie się bardziej angażował.

 

Masz już pomysły jak poprowadzić za rękę nowego pracownika? Świetnie! Pamiętaj – zacznij od głowy i swoich przekonań. Powodzenia.

Chciałbyś dopytać o coś jeszcze? Napisz pytanie w komentarzu.

A może chcesz skonsultować swój sposób delegowania? Zapraszam na konsultacje on-line. Kliknij banner, wykorzystaj kod rabatowy BLOG i umów się ze mną.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *