Dwóch szefów a efektywność zespołu?

Dwóch szefów sprawia, że pracownik czuje się jak na rozdrożu.

Dwóch szefów sprawia, że pracownik czuje się jak na rozdrożu.

 

Spotkałeś kiedyś firmę, gdzie było dwóch szefów odpowiedzialnych za ten sam zespół? A może pracowałeś kiedyś w takim miejscu? Jeśli sam jesteś jednym z dwóch szefów, to zmień to jak najszybciej! Taka sytuacja zabija efektywność zespołu. Wytłumaczę Ci dlaczego.

Spotykam się z firmami, w których nie ma dokładnie sprecyzowanych obowiązków i odpowiedzialności pracowników. To samo tyczy się ich przełożonych. Nad tym wszystkim „czuwa” lub raczej próbuje czuwać szef szefów, czyli najczęściej właściciel. Jak to działa w praktyce?

 

Właściciel chce, ale nie wie jak

Najczęściej nie działa to najlepiej. Właściciel może czuć się sfrustrowany, uważając że jego kierownicy nie dopilnowują wszystkiego. Nie są jednak tego w stanie zrobić, gdy nie określono precyzyjnie za co odpowiadają. Często wymaga się od nich panowania nad wszystkim. Cóż jednak owo „wszystko oznacza? Kierownik w takiej sytuacji nie jest w stanie odpowiadać oczekiwaniom właściciela również często dlatego, że nie został odpowiednio wprowadzony w swoje obowiązki.

Jakie jest zatem źródło problemu? Zbyt krótkie, czy powierzchowne wprowadzenie kierownika w zakres obowiązków.

Co trzeba zrobić? Odpowiednie przekazać mu obowiązki wraz z upewnieniem się, że posiada wszystkie potrzebne kompetencje i umiejętności do ich wypełnienia. Właściciel powinien wraz z nim przejść przez proces nauczenia się wszystkich możliwych sytuacji. Co zrobić, gdy kierownik coś zawali? Dać mu szansę rozwiązać problem, a nawet oczekiwać tego od niego. Dać wsparcie, ale pod żadnym pozorem nie rozwiązywać problemu za niego. To zabija poczucie odpowiedzialności, a chcemy przecież, żeby nasi kierownicy byli odpowiedzialni, prawda?

 

Dwóch szefów – zacznij od sprecyzowania obowiązków

Często na etapie określania i delegowania obowiązków popełniane są błędy. Jakie? Przede wszystkim brakuje skonkretyzowania zakresu odpowiedzialności. Do tego dochodzi brak egzekwowania odpowiedzialności. Na przykład, właściciel przekazuje kierownikowi odpowiedzialność za dopilnowanie terminowych wysyłek towaru. Jeśli natomiast zdarzy się opóźnienie, to nie oczekuje od kierownika naprawienia błędu, a sam zajmuje się doprowadzeniem do jak najszybszej dostawy lub negocjowaniem z klientem warunków zadośćuczynienia. Skutkiem jest myślenie kierownika, że jakby co, to przecież właściciel wszystko załatwi. Czasem właścicielom to odpowiada, bo daje im to poczucie, że są potrzebni w swojej firmie i przecież to oni najlepiej ratują przedsiębiorstwo z opresji.  No cóż, niektórzy tego potrzebują. Takie przekonania i takie działanie nie doprowadzą jednak firmy do efektywnego rozwoju, bo wraz z rozwojem firmy będzie pojawiało się coraz więcej spraw, które załatwić może tylko właściciel. Zacznie mu po prostu brakować czasu i frustracja z tym związana będzie rosła.

 

Podważasz pozycję kierownika? To tak jakbyś go nie miał!

Kolejna sytuacja, którą zaliczam do kategorii „dwóch szefów” to taka, gdy jest właściciel, który zatrudnia kierownika i daje mu odpowiedzialność za pewien obszar. Od czasu do czasu jednak kontroluje jego pracę w bardzo specyficzny sposób, a mianowicie kontrolując pracowników z jego zespołu. Zadaje im pytania, sprawdza, krytykuje, podważa polecenia wydane przez kierownika. Na pewno ma dobre intencje, bo chce się po prostu upewnić, że jego firma i zespół ludzi, których zatrudnia robią dobrą robotę. W rezultacie jednak takie działanie zmniejsza autorytet kierownika i sprawia, że kierownikowi trudniej egzekwować zadania i motywować załogę.

Moje rozwiązanie w takiej sytuacji? Jeśli jesteś właścicielem i czynisz pewną osobę odpowiedzialną za zespół, to wszystkie sprawy związane z funkcjonowaniem tego zespołu załatwiaj z kierownikiem na osobności. Nie krytykuj jego decyzji na forum zespołu, bo to podcinanie gałęzi, na której siedzisz. Twój kierownik „dzięki Tobie” w takich sytuacjach traci możliwości oddziaływania na członków zespołu.

Jeśli widzisz błędy pracownika, to zapytaj kierownika, czy jest to sposób, który z pracownikiem ustalił. Jeśli nie, to daj mu możliwość wyjaśnienia tego z pracownikiem. To kierownik jest bezpośrednio odpowiedzialny za działania swojego zespołu – nie Ty jako właściciel.

Tutaj przeczytasz o rzeczach, których dobry kierownik nigdy nie powinien robić.

Jest dwóch właścicieli, więc kto rządzi?

Brak uzgodnień między właścicielami powoduje, że wydają oni różne polecenia. To sprawia, że pracownicy nie traktują ich poważnie i nie angażują się w zadania, bo wiedzą, że i tak coś się zmieni i ich wkład pracy będzie na marne. Trudno egzekwować wykonywanie poleceń od pracowników w takiej sytuacji. Czują się oni bowiem zdezorientowani i dla swojego bezpieczeństwa wykonują zadania na pół gwizdka. Trudno oczekiwać zaangażowania od zespołu mającego dwóch szefów, między którymi brak porozumienia.

Ludzie nie czują się dobrze w niejasnych sytuacjach. Gdy takowe powtarzają się w miejscu pracy, to nie chcą się wiązać na dłużej z takim pracodawcą. W rezultacie właściciele zirytowani są zbyt małym zaangażowaniem załogi i starają się coraz mocniej przymuszać do odpowiedniego wykonywania zadań. To jednak nic nie daje, bo to nie pracownicy są źródłem problemu.

Jakie jest zatem źródło problemu? Jest nim brak odpowiedniej komunikacji między właścicielami i potem do pracowników.

Co pomaga? Najczęściej rozwiązaniem jest podzielenie odpowiedzialności pomiędzy siebie i ustalenie, kto za co odpowiada. Kolejnym krokiem jest ustalenie priorytetów, czyli jakie czynności są ważniejsze, a które mniej priorytetowe. Kolejną, równie konieczną rzeczą jest informowanie się nawzajem na bieżąco na temat ustaleń i poleceń wydanych pracownikom. Należy znaleźć system przekazywanie informacji, który sprawi, że właściciele nie będą sobie „wchodzić w drogę”.

O tym jak być dobrym kierownikiem przeczytasz tutaj.

Odnalazłeś się w jednej z powyższych sytuacji, które opisałam? Napisz w komentarzu jakie podobieństwa widzisz i jak wyglądała Twoja historia? A może masz swoje sposoby na rozwiązywanie takich sytuacji? Będę wdzięczna jak się nimi tu podzielisz.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *