Nie dotrzymałem terminu – i co teraz?

terminu. Co teraz zrobić?

Nie dotrzymałem terminu. Co teraz zrobić?

 

Zdarza się, że ustalony termin nie zostaje dotrzymany. Niektórych spotyka to częściej, innych rzadziej. Są osoby przeżywające to mocno i takie, które przechodzą nad tym do porządku dziennego.

Zanim jednak nie dotrzymasz terminu zrób wszystko żeby jednak wykonać pracę na czas. Taka postawa świadczy o Twoim profesjonalizmie, zaangażowaniu, sumienności i szacunku dla innych ludzi.

Gdy już wiesz, że będzie opóźnienie

Jeśli jesteś perfekcjonistą to po pierwsze musisz się sam przed sobą przyznać, że nie podołasz. Wiem, może być z tym problem. Ludzie mający duże wymagania względem siebie i perfekcjoniści nie lubią znajdować się w takich sytuacjach. Tak się jednak czasem zdarza i to zarówno ze względu na czynniki, na które miałeś wpływ lub nie.

Najczęściej jesteśmy w stanie ocenić jakiś czas przed deadline’m, że niestety nie uda się ukończyć pracy na czas. Co wówczas zrobić? Zawczasu daj znać osobie, dla której wykonujesz pracę. Skutki mogą być różne: utrata klienta, zerwanie kontraktu, ochrzan od szefa, niezadowolony współpracownik. Koniec końców to i tak najlepsze wyjście. Jeśli bowiem powiadomisz drugą stronę w dniu mijającego terminu, że nie zdołałeś przygotować wszystkiego na czas i tak będzie źle. Lepiej zatem poinformować o tym wcześniej.

Co zyskujesz?

Przede wszystkim dajesz informację o tym, że to, co miałeś przygotować nie będzie wykonane w umówionym terminie. Taka wiadomość daje możliwość zaradzenia sytuacji, w którejś ktoś był święcie przekonany, że to dostanie i od tego faktu uzależnił swoje kolejne działania. Np. gdy ktoś planuje wydarzenie, na które zamówił u Ciebie koszulki z nadrukiem, a Ty wiesz dwa dni wcześniej, że nie dasz rady ich zrobić, bo nawalił dostawca i ich nie dowiezie na czas, to Twój klient woli wiedzieć o tym dwa dni wcześniej niż w dzień imprezy, prawda? Jest jeszcze czas na zorganizowanie tych koszulek z innego źródła lub wymyślenie innego stroju niż znakowane koszulki. Uwierz, że osoba, której nie dostarczysz na czas umówionej rzeczy będzie się mniej na Ciebie gniewać, gdy dowie się o tym wcześniej niż w dniu, w którym ma to otrzymać.

Poza tym może się okazać, że zamawiający zostawił sobie „bufor bezpieczeństwa” w postaci dodatkowych dni. Być może uda Wam się wówczas podtrzymać współpracę – Ty dostarczysz produkt w wystarczającym czasie, a on nie będzie musiał szukać nowego rozwiązania. Jeśli nie dasz znać wcześniej nie będziesz o tym wiedział i pozostanie Ci tylko stres.

Bądź szczery i mów otwarcie jak jest

Najczęściej klienta zupełnie nie obchodzi to, że koszulki nie dojechały, zapomniałeś czegoś wysłać, Twój pracownik zepsuł projekt, czy cokolwiek innego. Jeśli jesteście w dobrych, a nie neutralnych relacjach, możesz pozwolić sobie na przedstawienie szczerego powodu tego, że zawaliłeś. Nie zwalaj jednak winy na innych. To, że pracownik zawalił wykonanie projektu, to jest Twoja odpowiedzialność. Możesz zatem powiedzieć, że nie dopilnowałeś wystarczająco nowego pracownika i przeceniłeś jego możliwości organizacyjne. Gdy dostawca nie przywiózł towaru to nie skarż się na niego i nie wieszaj na nim psów, bo Ty go sam wybrałeś do współpracy – nikt inny. Twoja zatem odpowiedzialność w tym, że nie wyegzekwowałeś odpowiednio poczynionych z nim ustaleń.

Przygotuj rozwiązania alternatywne

Jeśli już wiesz, że ustalony zbliżający się termin nie jest dla Ciebie osiągalny i chcesz o tym poinformować klienta, czy kontrahenta, czy szefa, przygotuj od razu rozwiązania alternatywne. Posługując się powyższym przykładem z koszulkami, możesz zaproponować kamizelki, bo je akurat masz w wystarczającej ilości w magazynie. Przygotuj zatem dla osoby, dla której masz coś wykonać dwie lub trzy nowe możliwości. Doradź jednocześnie co Twoim zdaniem jest najlepszym rozwiązaniem. Informacja o niedotrzymaniu terminu wraz z możliwościami rozwiązania tej sytuacji minimalizuje stres wywołany tą wiadomością. Daje jednocześnie możliwości kolejnych działań, żeby wyjść z sytuacji kryzysowej.

Zostaniesz doceniony

Postawa, w której informujesz wcześniej, szczerze przedstawiasz powód i mówisz o tym, że Ci przykro, podajesz nowe rozwiązania, najczęściej będzie doceniona. Być może nie zauważysz tego od razu. Osoba, która dowie się, że nie dostanie czegoś na czas zwyczajnie może się wkurzyć. Długofalowo jednak będzie wolała współpracować z Tobą niż z osobą, czy firmą, która w ogóle nie da o niczym znać, prawda? O tym co jest ważne w budowaniu relacji w biznesie pisałam tutaj.

A Tobie kiedy zdarzyło się ostatnio nie dotrzymać terminu. Jak się wówczas zachowałeś? A może ktoś nie dostarczył umówionej pracy Tobie na czas? Jak ta osoba Cię o tym poinformowała? Co wtedy czułeś? A może masz swoje patenty na podobne sytuacje? Podziel się tym w komentarzu.

KURS ON-LINE Skuteczna Komunikacja w 22 dni!

14 thoughts on “Nie dotrzymałem terminu – i co teraz?

  • Bardzo, bardzo nie lubię niedotrzymywać terminów. Dlatego staram się jak mogę, by taka sytuacja nie miała miejsca. A jeśli wiem, że nie dam rady – staram się uprzedzić/negocjować/renegocjować termin.

  • Bardzo nie lubię niedotrzymywania terminów, ale zdecydowanie cenię, gdy ktoś po prostu powie, że się nie wyrobi. Najgorzej jak ktoś zaczyna kręcić, coś kombinować albo nagle urywa się kontakt. To jest najgorsze!

  • Nigdy nie zdarzyło mi się nie dotrzymać terminu. Ale jako odpowiedzialna za wiele projektów, kilka razy musiałam przygotować plany awaryjne przez nieterminowosc podwykonawców

  • Ja jestem za to nałogowym entuzjastą i jak dotąd zawsze zwlekałem do ostatniej chwili z poinformowaniem, że się nie wyrobię lub wcale tego nie robiłem licząc, szczerze mówiąc, na cud. W końcu jest taki stereotyp „poznać prawdziwego faceta po tym jak kończy”. Jednak od pewnego czasu jest to dla mnie najwyższa wartość.

    Przestałem się okłamywać i łudzić, że moje umiejętności i dostarczony produkt zniweluje niezadowolenie z przeciągniętego (czasem masakrycznie) terminu.

    Jest termin i koniec. Wiem o tym że „wyprałem” przez stres wielu ludzi i bardzo tego żałuję. Postanowiłem, że nigdy więcej nie będę sobie mówił „ja nie dam rady?!” albo „przecież to nie koniec swiata”.

    Dlatego zmiany, które we mnie zachodzą, również dzięki Tobie, a przede wszystkim dzięki Mojej Najcudowniejszej Żonie, powodują, że staje się lepszym człowiekiem i współpracownikiem.

    • Entuzjazm to fajna sprawa. Myślę, że przydaje się bardzo w pracy kreatywnej.
      Gratuluję Miłoszu fantastycznej żony. Mieć taką osobę przy sobie to skarb!

  • Wyznaję zasadę, że zawsze lepiej być o krok do przodu i uprzedzać fakty, zamiast liczyć na to, że spóźnienie przemknie niezauważone – już wiem, że nigdy się tak nie dzieje, ewentualnie druga strona nie ma śmiałości aby o tym rozmawiać i upominać (co w dalszej perspektywie jest jeszcze gorsze, bo możemy nie mieć świadomości, jak bardzo wpływa to na relację).

    • O tak, faktycznie. O takiej sytuacji nie pomyślałam: osoba oczekująca nie ma śmiałości się upomnieć, ale swoje myśli. Dobrze na relacje to nie wpływa.

  • U mnie wzmaga się dodatkowy stres przed deadline’em – bardzo to przeżywam i często też się tak dzieje, że znacznie trudniej mi się pracuje, więc już staram się nie myśleć o zbliżającym się terminie i spokojnie robić swoje :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *